Requerimientos y alcance de la base de datos

Introducción.

En este documento presentaremos una panorámica del caso de estudio de EPROFRESH CIA.LTDA, y luego utilizaremos este caso para ilustrar como establecer un proyecto de Bases de Datos.

Se ha aplicado la recolección de datos mediante entrevistas y encuestas con cada uno de los personajes que intervienen en esta organización. Obteniendo formularios para un mejor desarrollo de la problemática existente.

Estudio de EPROFRESH CIA.LTDA: Panorámica.

La empresa de helados que hoy en día se llama EPROFRESH CIA.LTDA tuvo sus inicios en el años 1990, en Ecuador ciudad de Guayaquil. Desde entonces esta ha ido creciendo en forma continúa. Sin embargo, debido a la demanda de productos se presenta problemas para el manejo de papeles e informes q pueda existir en esta, desde la solicitud de un nuevo cliente e incluso la producción. La Gerente se ha dado cuenta que existe muchas falencias en el manejo de estos datos por lo cual ha solicitado la creación de una base de Datos capaz de operar este tipo de información en EPROFRESH CIA.LTDA. La Gerente Ing. Ruth Carpio nos ha proporcionado información de cómo opera actualmente la Empresa.

EPROFRESH CIA.LTDA está especializada en la fabricación de todo tipo de productos existentes en una heladería, actuando el vendedor de intermediario entre el cliente y la empresa para esto se lleva un control de clientes ingresados mediante formularios de APERTURAS DE CLIENTES. En la figura 10.1 se muestra dicho formulario para la Sra. Sara Luna Salazar. Después a cada cliente se le hará un CONTRATO DE VENTA figura 10.2 y GUIA DE DESPACHO figura 10.3 para atender los requerimientos de este dándole así un mejor servicio.

También se presenta otro tipo de formularios para registrar procesos internos de la empresa como la Guía de Remisión figura 10.4 y Factura figura 10.5 que es utilizada para fines contables, así mismo están aquellos reportes de Producción figura 10.6 y 10.7 en los cuales se mantiene actualizada la elaboración de productos en el día de trabajo. Así que mostraremos la aplicación de cada documento y los pasos a seguir para el manejo de cada uno de ellos.

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Figura 10.1. Ejemplo de una solicitud de Cliente realizada por un vendedor.

Cada cliente contacta al vendedor o viceversa, a este también se le ofrece la instalación de un congelador. El vendedor suministra los detalles necesarios del bien y acuerda un precio de pedido inicial para conceder el bien. En este formulario nos muestra las características del congelador

Sin embargo antes de registrar al cliente se le realiza una entrevista para apuntar los detalles y las preferencias personales en lo que respecta a la adquisición del bien.

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Figura 10.2. Ejemplo del primer               Figura 10.3. Guía de Despacho realizada después de aprobar el contrato.

contrato de ventas donde nos

muestra el pedido del cliente

Una vez registrado el cliente se le hace un Contrato de Venta el cual regresa a la empresa hasta obtener la aprobación por la Gerencia, después de esta se procederá a realizarse la guía de Despacho la cual va a manos del jefe de producción quién  se encarga de entregar la mercadería completa y en buen estado.

Después de que el cliente ha sido ingresado al sistema, EPROFRESH CIA.LTDA le brinda servicios de modo que estos reciban informes semanales de los productos dándole a conocer la existencia de nuevos elementos en caso de haberlos. También se le hará visitas cada dos días para abastecerle de productos en caso de ser necesario y también brindarle el respectivo mantenimiento al congelador para mejor comodidad.

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Figura 10.4. Guía de Remisión del pedido a entregar.

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Figura 10.5. Factura de EPROFRESH CIA.LTDA para el cliente.

Estos son los documentos usados para fines contables con ellos se cuentan para sacar datos y así poder hacer la correspondiente declaración. Además es necesario tener una guía de remisión para cada factura emitida, esta guía es de uso nacional y provincial.

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Figura 10.6. Formulario para registrar la información de la producción total del día.

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Figura 10.7 Reporte de Producción por tuno de empleado

En estos formularios se logra registrar de manera ordenada la producción por cada empleado existente en esta empresa. Cada uno de ellos tiene una meta para el día la cual deben de cumplir. Se lleva el control de los trabajadores mediante el formulario de Producción de Salmuera ya que este trata la producción individual. Una vez finalizada la jornada de trabajo el Jefe de Bodega tiene la obligación de llenar el formulario de Producción el cual este nos muestra de una manera más generalizada como se ha llevado la elaboración de productos diarios. Una vez que se cuente con la aprobación de la Gerencia los formularios son ingresados al sistema de esta manera se tiene el control del stock de la mercadería.

USUARIOS DEL SISTEMA

Nos preguntaremos quienes tendrán acceso al sistema pues aquí tenemos una breve explicación de cómo se manejará esta base de Datos.

  • Administrador.
  1. Ingresa los datos del cliente por medio de los datos tomados en el documento de solicitud de apertura al cliente.
  2. Ingresa los datos que lleno el cliente en el contrato de venta donde se tiene fecha e inicio de contrato y productos a ser entregados en la base.
  3. Se toman los datos de la guía de despacho para consultar la fecha en que fue enviado dicho producto.
  • Vendedores.

  1. Consultan la base de datos de los clientes para poder realizar visitas y tener una dirección para entrega de los productos.
  • Gerente

  1. Utiliza la base para revisar de forma general la producción de la empresa.

  • Empleados

1.   El jefe de bodega guarda los datos del reporte de producción.

  1. Cada empleado debe llenar el reporte de producción de Salmuera en el cual consta los el nombre del empleado,  helados producidos, su turno y la fecha.

El sistema será una herramienta ideal que facilitará el manejo de los datos de producción y venta. Además que es muy útil para llevar el manejo de las operaciones de una forma más ordenada.

Misión para el sistema de base de datos.

El propósito de la base de datos de EPROFRESH CIA.LTDA es mantener  los datos que se utilizan y generan para soportar las ventas y negocios de la fábrica con el que se presta servicio a los clientes y empleados de la misma.

Objetivos de la misión del sistema de base de datos.

Mantener (introducir, actualizar y borrar) los datos sobre el personal.

Mantener (introducir, actualizar y borrar) los datos sobre los productos.

Mantener (introducir, actualizar y borrar) los datos sobre contratos.

Mantener (introducir, actualizar y borrar) los datos sobre las ventas

Realizar búsquedas de información sobre el personal.

Realizar búsquedas de información sobre los productos.

Realizar búsquedas de información sobre contratos.

Realizar búsquedas de información sobre las ventas.

Controlar el estado de los productos.

Controlar el estado de las ventas.

Controlar el estado de los contratos.

Generar informes sobre el personal.

Generar informes sobre los productos.

Generar informes sobre  los contratos.

Generar informes sobre las ventas.

Observaciones

Cada uno de estos objetivos enfatiza los requerimientos propios de la Base de datos. Dándonos a entender de una manera más claro cuales son las expectativas de este.

Se mejorará el manejo de informes y papeles dando así un ambiente más cómodo de trabajo, esperando q de esta forma exista un mejor desempeño de los empleados aumentando así la producción.

Conclusiones

Se puede llegar a concluir que esta Sistema de Bases de Datos ayudará en gran cantidad a la empresa, pera si mejorar el desarrollo y crecimiento de la misma.

Con esfuerzo y dedicación se puede lograr a obtener un gran trabajo con fines de lucro para EPROFRESH CIA.LTDA

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